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【7つの習慣】第3の習慣「最優先事項を優先する」を解説

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こんな悩みを解決!

「7つの習慣を読んだけれど結局何をすれば良いの?」
「主体的であるって概念的でよく分からない!」
「第1の習慣を身につけるためにはどういうことを気をつけたら良いの?」
「今のままじゃいけないと思っているけれど具体的にどうしたら良いか分からない」

「7つの習慣を読んだ初心者が「よしやるぞ!」と思ったけど、結局何から始めたら良いの?」と悩み、だんだんとやる気が無くなってしまうことは多いです。

私は、コロナ禍で様々な勉強を始めて、投資、オートファジー生活と30分の運動を2年、禁煙、英語学習、読書とストレッチを1年半継続しています。その中で出会った本が「7つの習慣」です。
「7つの習慣」の実践は本当にハードルが高く、日々悪戦苦闘しながら、真の習慣化を目指して挑戦し続けています。

この記事では、初心者でも迷わずに「7つの習慣」の習慣化を目指せるよう、「7つの習慣」の基本的な考え方から、具体的な実践例を解説します。

この記事を読むと「7つの習慣に挑戦する初心者が第3の習慣、「最優先事項を優先する」の習慣化に向けて必要な考え方、コツ、実践例」が分かります。
私が実際に学び、実践し、挫折した経験をまとめています。「7つの習慣」に挑戦したい初心者の人は最後まで楽しみながら読んでください。

この記事の目次

第3の習慣は、私的成功に必要な時間の確保です。

最優先事項は重要だけれど緊急でないことです。
これこそがあなたの成長に繋がります。
まずは最優先事項を予定に組み込み、
そのスキマで重要かつ緊急な予定をこなしましょう。
緊急だけど重要でないことは人に任せることができます。

第3の習慣の達成に向けて

7つの習慣を読むことで、結局何をするべきなのか?
その大原則は書いてありますが、いざ実践するときには助けが必要です。
この記事では、これまでに私が学んだ中から、
知識、考え方、具体的な実践、アイテムなど、
「第3の習慣」の達成に役立つ情報をお届けします。

「7つの習慣(著者: スティーブン・R・コヴィー、訳: フランクリン・コヴィー・ジャパン)」

「最優先事項を優先する」とは

第3の習慣における「最優先事項」とは、自分の人生において長期的にみて最も大切なモノであり、自分のミッションに沿った内容になります。
つまり、第3の習慣とは第2の習慣「終わりを思い描くことから始める」で理解した、自分の生きる原則、方向性を実践することになります。
そして、自分の時間管理が出来るようになることで、個人としての成功「私的成功」を手に入れます。

ここで、少し第1と第2の習慣についておさらいしましょう。

第1の習慣「主体的である」とは

他の生物とはことなる、人間だけに与えられた「自覚、理性、良心」などの能力を使って、主体的な選択、行動をすることで、自分の人生を作っていきます。自分で自分の全てに責任を持って、原則に従った「人格主義」を目指した「思想」「行動」を定着させていきます。

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第2の習慣「終わりを思い描くことから始める」とは

全てのモノは2度作られるという考え方を理解します。1度目はどのようなモノにするか「図面」を引くときです。そして、2度目は「図面」に従って実際に作り上げていく時です。第2の習慣では、自分の心の奥にある価値観に触れて、自分だけの人生の「図面」を引くことを行います。第1の創造を行うことで、人生の目指すところを決めること、すなわち知的な創造のプロセスに対応します。

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第3の習慣「最優先事項を優先する」では

第2の習慣で描いたビジョンを形にしていくために、自分の時間を管理して、第2の創造のプロセスを行います。自分で確保した時間を有意義に使って、第1の習慣で学んだ、主体的な「選択」と「思想」に基づく行動を実践していくことになります。

第1-3の習慣の関係性

自分の目指す目標にたどり着くまで、主体的な「思考」と「行動」を選び続ける必要があります。そのため、厳しいですが1日中、努力し続けないといけません。

「第1の習慣」によって、どう行うべきか?が決まります。
「第2の習慣」によって、何を目指すべきか?が決まります。
これら2つの土台の上に、「第3の習慣」が存在していて、「いつ、どのように行っていくべきか?」を考えて、行動が出来るようになっているのです。

テクニック本でよく紹介されている「時間管理術」や「時短術」は、それら単独では、本当に豊かな人生を手に入れるためには役立ちません。
「第1の習慣」、「第2の習慣」といった土台がないと、「真の効果は無い」ということを理解しましょう。
目指すべきゴールを「第2の習慣」で定めていないと、時間管理を行って時間を手に入れたとしても、正しい方向には進んでいけません。
正しい地図がないと、どれだけ時間があってもゴールにはたどり着けませんよね?
また、その中でどのようにゴールを目指して行くべきか、「第1の習慣」で理解していないと、ゴールに進んでいく過程で間違った選択をしてしまいます。
ズルいショートカットをしたり、短絡的な行動をしていては、ゴールにたどり着く前に大切なモノを失ってしまいます。

第1から第3の習慣が全て1つになって、初めて力を発揮するのです。1つずつ理解をしましょう。
そして、正しい地図、正しいゴール、正しいやり方を手に入れて、自分が作り出した時間を使って目標へと突き進みましょう!

意思の力

人生はありとあらゆる「選択」が積み重なった、集大成であると考える事ができます。1日の中でも、人はものすごく多くのことを「選択」して過ごしています。

こういった日々のささいな「選択」ですら、第1、第2の習慣に照らして、強い意志を持って、正しく、効果的な「選択」をしていかないといけません。
「選択」の仕方こそが「習慣」であり、「習慣」が人生を作り上げていくからです。

そして、「自分の時間を何に使うか?」は、人生における大きな「選択」の1つです。この重要な「時間管理」には「意志の力」が必要不可欠です。「時間管理」とは、自分自身に約束をして、それをきちんと守ることです。
そのため、「時間管理」は、有言実行を日々続ける「人格主義」の中心とも言える行動になっています。

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どのように効果的な「時間管理」をすべきか?の考え方や行動の仕方こそが「第3の習慣」です。

「第2の習慣」で決めた自分の目標や原則こそが「最優先事項」となるので、それを優先して実行する必要があります。一時的な感情、気分に流されずに自分の価値観を優先させる、これを要約すると「最優先事項を優先する」という「第3の習慣」があらわされるのです。
一見すると簡単そうですが、「最優先事項」以外にはハッキリと「ノー」と回答する必要もあります。
ある程度、手法論を学ぶことで「ノー」と回答が出来るようになりますが、何より大切なのは自分の中の「最優先事項」がハッキリと決まっていることです。

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時間管理

「第3の習慣」では人生における「時間管理」についてとりあげます。「時間」は全ての人に平等に与えられています。それでも、1日中、何も生み出さない人もいれば、大きく成長する人もいます。この差を生み出すのが「時間管理」であり、その本質を簡単に言うと、「物事に優先事項をつけて実行する」ということです。
「第3の習慣」では「時間管理」について、これまでの歴史を辿りながら、「第四世代の時間管理」を取るべきだ!と主張しています。

「時間管理」の四世代

第一世代の「時間管理」

メモやチェックリストがこれに該当します。買い物リスト、顧客から電話があったことを上司に伝える、などですね。これは、「今すぐやるべきこと」を忘れない仕組みとなっています。時間軸で言うと、「現在」だけにフォーカスしています。

第二世代の「時間管理」

予定表やカレンダーがこれに該当します。ある程度、長期のスパンで何をすべきか、いつ行うべきか、を管理することができます。これによって、チェックリストに長めの時間軸が導入され、「現在と未来」について考えるようになります。

第三世代の「時間管理」

第一と第二世代に加えて、「優先順位付け」と「価値観」が加わっています。そのため、目標設定を行い、期限から逆算して、短期、中期、長期の「時間管理」を行えるようになりました。

第三世代の「時間管理」の課題

目標を決めて、タスクに対して優先順位をつけて行っているので、かなり効率良く「時間管理」ができるようになりましたが、大切な視点が抜けています。
「最優先事項」と「効果的である」という概念です。効率化を最重視しているため、業務管理においてはとても優れていますが、人生における「時間管理」からすると、非生産的になっているのです。

具体的には、時間いっぱいにやることが詰まっていて、「人間関係の構築」「素直な欲求からの行動」「自然の中で過ごす」など、人生を豊かにする時間がとれていないのです。

第四世代の「時間管理」

「時間管理のマトリクス」

ここでは「時間管理」が「自分管理」へと移り変わります。自分が何に時間を割くべきであるのか?そして、普段何に時間を割いているのか?これについて理解することから始めてみましょう。

「時間管理のマトリクス」として下の図を眺めましょう。物事を、「重要性」と「緊急性」で整理していきます。このようにして、物事を「重要性」と「緊急性」から、4つの領域に分けて行きましょう。

例えば、仕事中にオフィスの電話が鳴っている状況を考えてみましょう。これは「緊急性」は確実に高いですよね?電話には出ないといけません。
しかし、「重要性」が高いか?と言われると分かりません。「領域I」に含まれる、取引先からの電話や、上司からの緊急連絡かもしれません。しかし、「領域III」に相当する、間違い電話であったり、保険やマンションの営業であることもあります。
このように考えると、日々の「緊急性」が高いことには様々な「重要性」のことが、ごちゃ混ぜになっていることが分かると思います。

時間管理の罠

冷静に考えれば、「第III領域」は行う必要が無いのですが、見極めることは難しいので多くの人は「領域I」にほとんどの時間を奪われています。結果的に一日が終わる頃には疲れ果ててしまい、わずかな自分の時間を「第IV領域」に使ってしまうのです。例えば、スマホゲーム、タバコ、動画視聴などです。

また、「第III領域」を率先して行う人もいます。例えば、他人からの頼まれごとを、大切な仕事だと思うタイプの人はいますよね?
代わりに業者対応をしたり、代わりに買い物をしてきたり、代わりに荷物を運んだり。親切心を否定するつもりはありませんが、「第III領域」だけをやっていると、自分の人生の大切な時間が無くなるということは理解しましょう。
すぐに結果がでたり、感謝されたりするので、成果が出たような気になり、ついつい引き受けてしまうのです。しかし、これはあくまで他人とって大切な仕事であり、自分に取っては「重要性」の低い内容です。

ここまでまとめて見ると、「領域III」と「領域IV」はとにかく重要ではないのだから、時間を割くべきではない!と理解出来ますが、私たちの日常に忍び込んで、日々の時間を奪っていることが理解出来ると思います。

人生の時間をどの領域に使うべきか?

人生において大切なことは、「第II領域」です。運動、読書、健康管理などがこれに該当します。ここに割く時間を最大化して、そのスキマで「第I領域」を行っていくのが理想型です。

プライベートでも仕事でも、「第II領域」を真剣に考えて、そこに20%の力、時間でコミットするようにしましょう。パレートの法則として知られているように、20%の努力が80%の成果を生み出すのです。なんとかして、20%の時間を確保して、「第II領域」を行える様にしましょう。

上手な断り方

自分のやりたいこと、やるべきことを行うためには、それ以外のことを行わないで済むようにする必要があります。「第II領域」を上手く行える様になると、多くのことが自然と上手く回り始めるために、だんだんと問題が起こらなくなります。結果的に、「第II領域」にフォーカスする時間はより多く生まれる様になります。
しかし、時間管理の初期段階では「ノー」とハッキリいう技術も必要となります。

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「イエス」と「ノー」の見極め方

普段の自分の判断基準を振り返ってみましょう。
「やった方がよさそう」
「これはやっておいて損はない」
こういったことに「イエス」とリアクションをしていると、「イエス」で人生が埋まり始めてしまいます。
「何があっても絶対にやりたい!」
このように思うことだけを、「イエス」として、それに満たないことは「ノー」と判断しましょう。ここまでしないと、「第II領域」に使う時間は作り出せません。

「最優先事項を優先する」において、「最良」の敵は「良い」であることを理解することが大切です。
そして、自分にとっての「最良」を判断するためには、ミッションステートメントが完成していないと、それはとても難しいのです。
まずは自分の「最優先事項」が何であるのか?を見つめ直しましょう。

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「第II領域」に集中する方法

一日にやるべきこと、やりたいことは山積みです。意識して、工夫して、努力をしないと「第II領域」に使える時間は限られてしまいます。
それではどのようにしたら良いのか?これまでの三世代の時間管理ツールから考えて行きましょう。

第一世代: to do list
第二世代: 1日、一月のスケジュール
第三世代: 長期プランから逆算した短期予定

何が問題でしょうか?
これらには、優先順位の概念が欠如しているのです!

第三世代の時間管理ツールはかなり良いですが、人生における様々な役割のバランスを管理するための視点が抜けています。また、限られた時間の中で「第II領域」と「第III領域」をパンパンにまで詰めんでこなしていくため、余裕を持つことができません。

第四世代の時間管理ツール

それでは、「第II領域」に集中するためのツールを紹介していきます。本書「7つの習慣」では6つのポイントが紹介されていましたが、私が特に重要だと思うポイントを紹介します。「第四世代の時間管理ツール」は紙の手帳、デジタルノートなど、形態はお好みで構いませんが、以下の要件を満たす必要があります。

1. 判断基準の明記

自分が「第2の習慣: 終わりを思い描くことから始める」、で決意したミッションに対する役割と目標が常に確認出来ることが大切です。大げさに感じるかもしれませんが、常に人生の目標に照らして、行動を選択することが大切です。
人間は何かを判断することがとても苦手なので、判断基準がないと、悩むことに時間を使ったり、決断を先送りしたりしてしまいます。
そのため、「第四世代の時間管理ツール」は、自分の役割と目標が一目で確認できるモノである必要があります。

2. 一週間単位のスケジュール

人間の生活リズムは一週間を基準に設計されています。仕事においても、スケジュールやシフトが一週間を基準にしていることは多いでしょう。
これに逆らうことは利口ではないです。一目で一週間のスケジュールが確認できるモノである必要があります。年末年始、夏期休暇、旅行など、長期のカレンダーは別に用意しておいて、一週間の始めにチェックして、スケジュールに書き込んで行けばOKです。

3. 柔軟性と携帯性

「第四世代の時間管理ツール」は、自分で使いこなすことが重要です。時間管理ツールに人生を縛られていては本末転倒です。突然の予定が入った時に、一週間のうちで予定を入れ替えて調整する柔軟性が必要です。そのため、なるべく余白が多くあることや、書き換えが容易である必要があります。また、ばったり人と会ったときに、さっと確認して、予定を見たり書き換えたりできる、携帯性も兼ね備えている必要があります。突然のお誘いに対して、さっと自分の判断基準に照らして回答できると良いですね。

私の場合は、「Notion」というアプリを使って、一週間の予定を管理しています。スマホ、パソコン、タブレット、全てのデバイスからアクセスできます。仕事中、移動中など、どの様なタイミングでも確認できます。無料アカウントでも、個人のスケジュール管理だけであれば十分にこなせますのでお勧めです!

 

「第II領域」のセルフマネジメント

「第四世代の時間管理ツール」を使いこなすためには、いくつかのステップを踏んで行く必要があります。

役割を明確にする

繰り返しになりますが、人生における自分の果たすべき役割を考えることです。個人、親、夫、部長、など、自分にどれだけの役割があるのかをハッキリとさせましょう。

目標設定を行う

一週間単位で各役割における目標を1, 2個書き出しましょう。
個人: 5回以上ジョギングを行う
親, 夫: 家族と週末にバーベキューをしてコミュニケーションする
部長: 新規プロジェクトに繋がる書籍を2冊読む

短期的な目標ではなくて「第II領域」に位置づけられる目標にするように心がけましょう。

一週間のスケジューリング

各目標について具体的な内容、必要な時間を決めて、一週間のどこで行うのかを考えましょう。
その際、「最優先事項」から入力していくことが重要です!
また、年間や月間のスケジュールも確認して、一週間の予定に組み入れられるかをチェックしましょう。
仮に月間の予定があったとしても「最優先事項」を優先させるべきなので、必要に応じて別の週へと移動させましょう。
「最優先事項」の記載が終わったら、他の予定を考えて行きます。

1日単位の調整

一週間で、どの日に何をやるかが決まれば、その日のうちのどの時間に行うのか?を考えて行きましょう。
基本は優先順位を決めて、優先度の高いモノから行っていけばOKです。もちろん、ランチミーティングや、帰宅してから家族と出かけるなど、時間が固定される予定はその通りに設定しましょう。

気をつけるべきポイント!

一週間の予定を考えるときに、「人に頼まれた仕事をどうやって終わらせるか?」から考え始めるのは、決してやってはいけません。
「最優先事項を優先」させた上で、そのスキマ時間で仕事を行うことを考えます。
考える順序は決して逆にしてはいけません!

また、スケジュールは予定通り行かなくても構いません。「第四世代の時間管理ツール」はロードマップではなくてコンパスです。方向性を見定めて、終わらなければ、また調整を行います。

また、予定を80%以上埋めてはいけません!
突然のアクシデント、予期せぬお誘い、というものは人生につきものです。こういった時に、柔軟に対応できる様にしておくことで、心にも余裕が生まれて効果的な人生を送ることが出来るようになります。

「デリゲーション」を行う

「デリゲーション」とは自分の役割の一部を、技術や信頼を持つ人に委ねる(任せる)ことを意味します。「自分+他者」によってより大きな成果を生み出すため、公的成功の分野に近いです。簡単ではありませんが、例えば会社で一社員からマネージャーに昇格し、成功を収めるためには、効果的な「デリゲーション」ができるようになる必要があります。

PとPCバランス

Pは成果(performanceやproduction)、PCは成果を生み出す能力(performance/production capability) を意味します。このバランスを考えることで、「効果性」を最大化しようというのが「7つの習慣」の目指すところです。

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自分の予定は「自分でやるか?」「人に任せるか?」、この2つに分けることが出来ます。全てのことを自分でやるべき!と考える人は多いですが、人に任せることで、自分の時間にゆとりをもたらし、人を育てることも出来るようになります。

大事なポイントは、
「自分でやるときは効率重視」
「人に任せるときは効果を重視」
ということです。

例えば、家の掃除を親である自分が行うか、子どもに任せるか?、というのが良い例です。また、仕事であれば、事務仕事を全て自分でやるか、部下に任せるか?という状況が考えられます。

子どもも部下もはじめは任されたことは出来ません。しかし、丁寧に教え、自力で出来るように育てあげれば、自分の時間は確保され、さらに子どもや部下の成長を実現することができます。
まるでテコの力の様に、1時間で得られる成果を何倍にも増やすことが効果的な「デリゲーション」と言えます。

「デリゲーション」の種類

使い走りの「デリゲーション」

この場合、任せているようで1から10まで全てつきっきりで教えて、やらせるような状況になります。結局、自分の時間は増えずに、むしろ付き合っている分減っていきます。
任された人も成長しないため、PC(効果を生み出す能力)は高まりません。

全面的な「デリゲーション」

基本的なことは教えた上で、相手の自覚、良心や意思を尊重して依頼します。自分が全てに居合わせる必要がないので、自分の時間を増やすことができます。
最終的に任された人は、その作業が自分で出来るようになるため、次回からも依頼することができます。また、任された人は能力が増え、さらに「出来ることが増えた」という自信や自己肯定感を得ることになります。

「デリゲーション」を成功させるポイント

いくつかのポイントをきちんと抑えることで、「デリゲーション」を成功に導くことができるようになります。
より詳細は、「リーダーの仮面 (著者: 安藤 広大) 」を紹介した記事にもまとめています。

リーダーシップの取り方をリーダーの仮面を参考に解説7つの習慣の1つである、第7の習慣「刃を研ぐ」で行った学びと実践例を、リーダーの仮面を参考に解説しています。...

1.望む成果を伝える

「デリゲーション」によって何を達成したいか?何を達成して欲しいのか?について明確に伝えます。手段ではなくて目的を伝えることがポイントです!
「どういう形で成果を伝えて欲しいのか?」
「いつまでに成果を出して欲しいのか?」
についてもきちんと伝えましょう。

2.ガイドラインを伝える

ここでは目的を達成するための手段について共有します。あくまで、「この通りやること!」ではなくて、「やってはいけないこと」を伝えることが目的です。
ある程度の自主性(裁量)が残されていないと、任された側の自主性が育ちませんし、やりがいも感じません。また、「こういうミスが起こりやすいから気をつけてね」など、自分の失敗経験をあらかじめ伝えることも良いです。
自主性を育てたいからといって、同じ失敗を経験させる必要はありません。

3.リソースを伝える

成果を出すために使うことができるお金、道具、技術や頼れる人などについても分かりやすく伝えましょう。最初から、「全てを自分で解決すること」を望むのは不可能です。
また、課題解決のためのネット検索方法などについても、経験を伝えておくと良いです。

4.評価と成長

任されたことを達成することで、どのような喜びがあるのか。どのような能力が身につくのかについても説明しておくと良いです。特に仕事の場合は、組織としてどのように全体目標にコミットできる仕事なのかを伝えましょう。

5.「デリゲーション」の心構え

大切なポイントを伝えた上で、相手を信頼することが重要です。自分が簡単にできるからといって、相手も1回目で上手くできる訳ではありません。
時間と忍耐が必要であることを覚悟しましょう。自分でやった方が早いのは当たり前です!人が成長するには時間がかかりますが、成長に導くことも大切な役割です。
任せた相手に「仕事のリーダーは自分である」と認識させることも必要です。

「最優先事項を優先する」の実践

より具体的に、「第II領域」にフォーカスしたり、「デリゲーション」を実現するために、行動に移しましょう!

・今まで行えていなかった「第II領域」の重要だけれど緊急ではないことを、1つ挙げてみましょう。そして紙に書いて実行に移しましょう!
「早寝早起き」「寝る前のストレッチ」「読書」どのようなことでも構いませんが、必ず実行しましょう!そして、最低2週間は続けましょう。

・「時間管理のマトリクス」を書いてみて、自分の1日の時間をどの領域に多く割いているか確認しましょう。その上で、どのようにしたら「第II領域」に当てる時間を増やせるか考えましょう。「やらないといけない」「やった方が良い」ではなくて、「絶対にやりたい」と思えることこそが「最優先事項」です。

・今自分が使っている時間管理ツールを「第四世代の時間管理ツール」に変更して、来週の計画を立ててみましょう。1週間行ってみて、実践できたか?これまでと何か考え方、行動、効率が変わったかをチェックしましょう。言われたこと、頼まれたことを順にこなして一日が終わっていた日々と比べると、多くの効果的な時間を過ごせたことに気づけると思います。

仕事や人生の効率化を「エッセンシャル思考」を参考に解説7つの習慣の1つである、第7の習慣「刃を研ぐ」の実践例を「エッセンシャル思考」を参考に解説しています。...

まとめ

第3の習慣「最優先事項を優先する」は、自分の人生を自分で設計して(第2の習慣)、それを自分で主体的に実現していく(第1の習慣)ために必要な、時間管理マインドと時間管理ツールの導入です。

気をつけるべきポイント

人生で大切にすべき原則や目標を明確にすることから始めること!
原則と目標が決まらないと単なる時短術に陥ってしまう!
第1, 第2の習慣を理解、実践しながら行うことが大切!

最優先事項とは

「時間管理のマトリクス」を行ってみて、重要度軸と緊急度軸で管理した場合に、重要であるが緊急でない「第II領域」の項目が人生における「最優先事項」です!
「第II領域」は即効性がないため、ついつい後回しにされてしまうけれど、一番大切です。
「第II領域」にどのように時間を割り当てて行くのか?が「時間管理」には求められます。そのための時間管理に使えるのが「第四世代の時間管理ツール」です。

時間管理術には第1~4世代が存在する

1.単純なチェックリスト(超短期)
2.予定表やカレンダーなど(中期、長期)
3.計画目標から逆算したスケジュール管理(中期、長期)
4.モノ、時間、効率ではなくて、人生の目標に置ける「最優先事項」、つまり長期的に重要であることを優先させる時間管理術

「第四世代の時間管理ツール」の使い方とマインド

スケジュールに優先順位をつけるのではなく、最優先事項をスケジュールすること!
1.スケジュールは一週間単位で組むと、世の中のリズムと一致するので良い
2.人生における役割を明確にして、確認出来るようにすること
3.週における目標を役割ごとに設定すること
4.「最優先事項」からスケジュールを組み、20%は余白にしておくこと

「最優先事項を優先」するための時間を手に入れる

・「自分で頑張る!」だけだと第3世代の時間管理までしか行えないことを理解する
・「ノー」と断る勇気が必要!「最優先事項」の時間は自分で守ること
・デリゲーションを上手に行い、人に任せ、育てていくことも必要です

今回の記事は以上です。

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